Ein Kaufvertragsentwurf entsteht nicht aus dem Grundbuchauszug allein. Je vollständiger die erste Mail an das Notariat ist, desto schneller liegt der Entwurf vor – und desto seltener verschiebt sich der Beurkundungstermin, weil eine Kontonummer oder eine Löschungsbewilligung fehlt. Diese Checkliste fasst zusammen, was ich als Makler in Köln vor jedem Notartermin zusammenstelle.
Wer wählt den Notar aus?
Wer die Musik bezahlt, bestimmt, was gespielt wird: Der Käufer trägt die Notarkosten und wählt deshalb den Notar aus. Die einzige praktisch relevante Ausnahme sind Bauträgerverträge – dort bestimmt der Bauträger den Notar. Wie hoch die Gebühren ausfallen, steht im Ratgeber zu den Notarkosten beim Immobilienkauf und in der Übersicht der Kaufnebenkosten.
Checkliste: Diese Angaben braucht der Notar
- Den Notar auswählen – der Käufer zahlt, der Käufer bestimmt. Ausnahme: Bauträgervertrag.
- Wunschtermin für die Beurkundung
- Grundbuchauszüge – für jede betroffene Einheit separat, Wohnung und Tiefgaragenstellplatz also getrennt. Wie Sie an die Auszüge kommen, steht unter Grundbuchauszug anfordern; die Struktur der Abteilungen erklärt der Ratgeber Grundbuch.
- Kaufpreis
- Finanziert der Käufer? – davon hängt ab, ob eine Belastungsvollmacht in den Vertrag muss. Grundlagen dazu unter Baufinanzierung und Annuitätendarlehen.
- Belastungen aus Abteilung II und III mit der Angabe, was gelöscht wird und was bestehen bleibt (Details im nächsten Abschnitt).
- Übergabetermin / Räumung
- Bewohnt oder frei
- Gewünschte Übergabe, sonst nach Erfüllung der Fälligkeiten
- Besondere Wünsche der Parteien – zum Beispiel die Kapitalisierung eines Nießbrauch- oder Wohnrechts, mit dem konkreten Betrag. Wie sich dieser Betrag ermitteln lässt, zeigt Nießbrauch kapitalisieren.
- Vertretungssituation – wer beurkundet vor Ort, wer beurkundet nach? Bei vollmachtloser Vertretung zusätzlich die Anschrift des beglaubigenden Notars.
- Mobilnummer für Rückfragen
- Steuer-IDs und Ausweiskopien aller Beteiligten – Käufer, Verkäufer, Nießbrauchsberechtigte und Berechtigte einer Rückauflassungsvormerkung, jeweils mit Anschrift und Mailadresse.
- Güterstand der Verkäuferseite – ledig, verheiratet, Gütertrennung.
- Kontoverbindungen aller Zahlungsempfänger – nicht nur das Konto der Verkäuferseite (Details im übernächsten Abschnitt).
- Hausverwaltung mit vollständiger Anschrift, wegen der Verwalterzustimmung. Was die Verwaltung sonst noch liefern muss, steht unter Wirtschaftsplan und Nebenkostenabrechnung.
- Löschungsbewilligungen vorbereiten, wenn nachbeurkundet wird. Zum Ablauf bei Grundpfandrechten: Grundschuld löschen.
- Liste der mitverkauften Mobilien mit Wertangabe und dem darauf entfallenden Kaufpreisanteil – dieser Anteil senkt die Bemessungsgrundlage für die Grunderwerbsteuer, die in NRW 6,5 % beträgt.
- Übergabezustand ausdrücklich formulieren – „besenrein und frei von Mobiliar, welches nicht auf der Liste steht" muss aktiv eingebracht werden, sonst fehlt es im Vertrag.
Welche Belastungen muss ich dem Notar melden?
Jede Eintragung in Abteilung II und III gehört gemeldet – und zwar immer mit dem Zusatz, ob sie im Zuge des Verkaufs gelöscht wird oder bestehen bleibt. Diese eine Angabe entscheidet später über die Fälligkeitsvoraussetzungen.
Abteilung II – Nutzungsrechte
- Nießbrauch und Wohnrecht
- Wegerecht beziehungsweise Geh- und Fahrtrecht
- Leitungsrecht
- Sonstige Grunddienstbarkeiten und beschränkte persönliche Dienstbarkeiten
Abteilung II – Sicherungen und Vormerkungen
- Rückauflassungsvormerkung
- Auflassungsvormerkung eines früheren Käufers
- Dingliches Vorkaufsrecht
- Reallast – etwa Leibrente oder Pflegeverpflichtung
- Erbbaurecht, dazu der Erbbauzins
Abteilung II – Vermerke
- Nacherbenvermerk und Testamentsvollstreckervermerk
- Insolvenzvermerk
- Zwangsversteigerungs- oder Zwangsverwaltungsvermerk
- Sanierungs- oder Umlegungsvermerk
- Verfügungsbeschränkung
Abteilung III
- Grundschulden, Hypotheken und Rentenschulden – jeweils mit der Gläubigerbank
Warum braucht der Notar mehrere Kontoverbindungen?
Weil der Kaufpreis selten auf ein einziges Konto fließt. Neben dem Konto der Verkäuferseite für den Kaufpreiseingang braucht der Notar jedes weitere Konto, auf das ein Teilbetrag geht: die Ablösebeträge an die Gläubigerbanken, den kapitalisierten Nießbrauch an den Berechtigten, den Kaufpreisanteil für die mitverkauften Möbel. Jede Überweisung braucht einen eigenen benannten Empfänger im Vertrag – fehlt einer, muss nachbeurkundet werden.
Welche Angaben werden am häufigsten vergessen?
- Der Güterstand der Verkäuferseite. Klingt nach Nebensache, hält aber den ganzen Entwurf auf.
- Die zweite und dritte Kontoverbindung. Siehe oben.
- Die Verwalterzustimmung. Formal fordert der Notar sie an – in der Praxis reagieren Hausverwaltungen auf Notarpost oft überrascht und langsam. Deshalb stoße ich sie parallel selbst an.
- Die Liste der mitverkauften Möbel mit Werten. Ohne sie fehlt der Kaufpreisanteil, der die Grunderwerbsteuer senkt.
- Der Übergabezustand. Steht nur im Vertrag, wenn jemand ihn ausdrücklich hineinschreiben lässt.
Welche Dokumente Sie darüber hinaus für die Vermarktung zusammenstellen sollten, steht unter Unterlagen für den Immobilienverkauf. Den Aufbau des Vertrags selbst erklärt der Ratgeber Kaufvertrag, den Gesamtablauf Immobilienverkauf und Immobilienkauf.